Как долго необходимо хранить документы по ККТ?

Применение контрольно-кассовой техники складывается из нескольких составляющих. Одного кассового аппарата мало. Его необходимо зарегистрировать, а процесс использования подкреплять соответствующими документами. А как и у любой деловой документации, у нее есть свой нормативный срок хранения.

Итак, организация или индивидуальный предприниматель, применяющие ККТ, обязаны хранить связанную с данной техникой документацию и представлять ее по требованию налоговым и иным контролирующим органам.

Документация эта связана не только с использованием, но и с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию кассового аппарата. А ее непредставление влечет ответственность по статье 19.7 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП). Санкция, правда, невелика: предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей; на юридических лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей.

Однако несоблюдение срока хранения указанных первичных документов влечет привлечение должностных лиц организации или же индивидуального предпринимателя к ответственности уже по статье 15.11 КоАП РФ. По ней размер штрафа колеблется от 2 до 3 тысяч рублей.

Хранить необходимо документы:

• связанные с приобретением ККТ (подтверждающие факт купли-продажи аппарата и его стоимость),
• связанные с регистрацией ККТ (паспорт кассового аппарата, договор на обслуживание с центром технического обслуживания, заявление о регистрации),
• связанные с вводом в эксплуатацию ККТ (паспорт кассового аппарата, акт по форме N КМ-1, карточка регистрации ККТ),
• по учету операций с применением ККТ (регистры учета, например, журнал кассира-операциониста, контрольные ленты, журнал технического обслуживания и др., а также погашенные кассовые чеки).

Карточка учета ККТ хранится ее владельцем на протяжении всего срока использования контрольно-кассовой техники, а после снятия кассового аппарата с учета сдается в налоговый орган. Что касается остальных документов, их нормативный срок хранения установлен постановлением Правительства РФ от 23.06.2007 г. N 470. Согласно ему, документация, относящаяся к применению ККТ, должна храниться не менее пяти лет с даты окончания их использования.

При этом ответственность за хранение несут руководители организации. И, как пояснил Минфин России в своем письме от 24.07.2008 г. N 03-02-07/1-314, храниться документы могут не только в бумажном, но и в электронном виде.

Исключение составляют использованные кассовые чеки и копии товарных чеков. Они хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией. Не надо путать их с контрольными лентами. Те, как и все учетные регистры, хранятся не менее пяти лет.