Как вести учет товаров в розничной торговле

Тем, кто решил вести свой розничный магазин, приходится рано или поздно столкнуться с проблемой товарного учета. Именно от правильности этого процесса будет зависеть судьба всего бизнеса. Если обратиться к статистическим данным, именно ошибки в подсчетах чаще всего считаются становятся причинами повышенных затрат и даже банкротства.

Грамотный товарный контроль позволяет четко следить за всеми деньгами и остатками, что избавит от хаоса на складах, а также в оптовых и розничных точках сбыта. Кроме того, это снижает риск хищения среди сотрудников, который, к сожалению, достаточно значительный.

Данную перспективу сложно назвать приятной, но, как показывает практика, процесс организации учета товаров не выглядит чем-то сложным, кроме того, сегодня имеются инструменты, которые способны это выполнить самостоятельно. Он может выполняться двумя методами.

• Ручной метод. Старый-добрый метод, учет ведется на разнообразных бумажных носителях (специальные книги и бланки, тетради и таблицы Excel);
• Автоматизированный метод. Речь идет о программе, которая способна в автоматическом режиме производить все необходимые расчеты и вести учет.

Итак, если вам знакома тема товарного учета, или имеется крайняя необходимость срочного с ней ознакомления, то дальнейшая статься будет полезной.

Товарный учет делится на виды

Учитывая все разновидности видов учета товаров, вы сможете получить полное понимание ведения учета. Все эти разновидности учета очень тесно связаны. Это обусловлено тем, что каждый из них требует определенный перечень данных:

• закупки;
• продажи;
• остатки.

Кроме того, предусматриваются и прочие данные.

• Оперативный. Эти данные говорят о состоянии за краткосрочный период (например, месяц, неделя, сутки). Позволяет отследит финансовый баланс, прибыль и остатки продукции, чтобы вовремя пополнять запасы.
• Бухгалтерский. Данный процесс является крайне важным для любого бизнеса и представляет собой целую науку. Он позволяет анализировать весь рабочий процесс, рассчитать и предотвратить потенциальный убытки, а также рассчитать прибыль. Если речь идет о небольшой компании, то все операции можно совершить самостоятельно. Но, если компания достаточно крупная, то лучше доверить данные процессы специалистам.
• Статистический. Эти данные основываются на информации оперативного и бухгалтерского учета. Они позволяют отслеживать результаты работы уже за длительные периоды, например, месяцы, годы и так далее. 
• Складской. Подразумевает учет всех товаров на складе, а также прочих ценностей. Он позволяет контролировать полную сохранность ценностей и товаров на складе. Учет позволяет регулировать ассортимент, контролировать сохранность денег и остатков, а также ликвидировать неликвидные товары и вовремя пополнять запасы топовыми позициями.

Все вышесказанное говорит от том, что товарный учет, во всех его разновидностях, позволяет своевременно решать оперативные проблемы, отслеживать фактические и потенциальные проблемы, а также оперативно решать их.

Как происходит товарный учет в розничном магазине пошагово

Когда речь идет о весовых или штучных товарах, то все этапы товарооборота должны быть взяты во внимание, речи идет о следующем:

• поставка;
• перемещение;
• выбытие;
• остаток.

Если говорить о бухгалтерской отчетности, то каждый из этих этапов должен подразумевать наличие специальных документов, например, накладные, ордеры, акты, чеки, ведомости и так далее. Только так получится сдать бухгалтерский отчет без проблем. 

Теперь пришло время рассмотреть процесс товарного учета поэтапно.

1. Поступление товаров. Все поступления ТМЦ сопровождаются накладными, где содержится информация о поставщике, непосредственно о продукции, ее закупочной цене и НДС. В розничных магазинах, как правило, учет ведется исходя из отпускных цен, следовательно, весь новый товар приходуется, добавляется торговая надбавка, далее вся информация вносится в базу (тетрадь, таблица, программа и так далее). На этом этапе важно корректно рассчитать наценку. Многие принимают цену закупки за себестоимость при данных расчетах, подобных ошибок стоит избегать. Закупочной ценой называют затраты торговой точки на приобретение товара, когда себестоимостью считается цена закупки плюс сопутствующие затраты (например, перевозки, аренда, налоги, зарплаты и так далее). Следовательно, наценка должна в полной мере окупать все вышеуказанные затраты.
2. Перемещение. Как правило, существенная часть продукции не сразу попадает на полки магазина, она хранится в складских помещениях. Здесь начинает работать складской учет, он фиксирует виды товара, его стоимость, количество и время нахождения на складе. Если речь идет о ручном учете, то вся информация переносится в специальную книгу учета, если учет автоматизированный - в складскую программу. 
3. Продажи и возвраты. К данной категории относят всевозможные варианты убытия товаров из торговой точки, например, продажи, возвраты (поставщику), кражи, списания и порчи. В организациях, которые занимаются розничной торговлей, все подобные мероприятия сопровождаются товарным или кассовым чеком, за выписку которого отвечает кассир. Он же ежедневно, в конце каждой смены, готовит отчет, а также вносит сумму выручки в приходно-кассовый ордер. Эти отчеты служат исходниками для бухгалтерских проводок, говорящих об объемах выручек. 
4. Остатки. По окончании каждой смены производится подсчет остатков, они фиксируются в журнале или специализированной программе. Очень важно производить регулярные инвентаризации, которые позволят сверить остатки по данным с фактическими. Если учет ведется вручную (например, в журнале), то лучше проводить подобные сверки ежедневно. Если продукции оказывается менее того, что соответствует документам, это называют недостачей, если больше - излишками. Если наблюдается недостаток одних товаров и избыток других при общем достаточном количестве, то такую ситуацию называют пересортицей. Ликвидация (списание) недостачи сопровождается соответствующими актами.

Как вести учет розничных продаж, если торговая точка не автоматизирована

Если по каким-то причинам вы не можете себе позволить автоматизированный учет магазина, то для ручного ведения учете вам для вас будут актуальны два метода ведения учета:

• суммовой;
• аналитический. 

Учет вручную в журнале или тетради. Суммовой учет

Данный вид учета требует особенного терпения, усидчивости, времени, усердия и желания. Этот метод сегодня используется крайне редко в виду наличия специализированных сервисов и программ, которые синхронизируются с кассой. При этом стоимость подобных сервисов и ПО вполне адекватна даже для самых мелких предприятий. При этом требование (согласно законодательству) о наличии наименовании товара в чеке делает использование подобных сервисов и программ просто необходимым. 

Учет в журналах может быть только суммовым и актуален для торговых точек с небольшим ассортиментом. Здесь учитываются только следующие позиции:

• приход;
• расход (оплаты поставщикам, зарплаты и так далее);
• выручка.

Как правило, каждой партии товаров отводится отдельная строка в журнале. Когда товар поступает в торговую точку, считается и фиксируется сумма по цене реализации. Ежедневно от полученной суммы вычитается выручка по позиции, что является складским остатком. Далее расчетный остаток сравнивается с фактическим, откуда и получается недостача (излишки). 

При таком учете очень важна внимательность и порядок документов, при малейших ошибках весь порядок отчетности будет нарушен. 

Преимущества:

• бесплатно;
• несложно.

Недостатки:

• возможность банального забывания сотрудниками внесения некоторых данных;
• каждый продавец ведет свой учет, что не позволяет отобразить общую ситуацию по складу;
• любая ошибка в заполнении приводит к серьезны трудностям в ее поиске;
• сложность процесса инвентаризации;
• нельзя полноценно анализировать товарный ассортимент;
• метод неудобно использовать при большом ассортименте;
• тяжело выявить поставщиков некачественной продукции.

Учет в таблицах Excel. Аналитический учет

Использование Excel существенно упрощает процесс ведения товарного учета. Программа позволит гораздо оперативнее выполнять простейшие расчеты, оперативно менять данные, однако, ПО не исключает процесса ручного ввода данных, что предполагает возможность наличия ошибок. Но подобные таблицы позволяют вести не только суммовой, но аналитический учет. Он позволяет отслеживать динамику продаж, прибыль, а также анализировать товарные запасы.

Аналитический учет ведется по месяцам, он включает в себя вид товара, его количество и его стоимость. Это позволяет отследить, какие товары за месяц принесли большую прибыль. 

В подобных таблицах может быть предусмотрено множество граф, как правило, они несут информацию о следующем:

• наименование позиции, вес, стоимость, упаковка, поставщик и так далее;
• количество поступившего товара (по каждой позиции за месяц);
• количество проданного товара (по каждой позиции за месяц);
• остатки по позициям;
• отдельный блок с информацией по браку, просрочке, возвратам и так далее.

Преимущества:

• информация легко исправляется при необходимости, а также может быть оперативно передана по электронной почте;
• сравнительно быстрый поиск необходимой информации.

Недостатки:

• ввод данных происходит вручную, что не исключает ошибок, которые могут серьезно навредить далее;
• требуются платные шаблоны;
• базы данных не синхронизируются с кассой.

Учет розничных продаж с помощью специальной программы

Конечно, вариант ведения учета - дело строго индивидуальное. Однако, стоит отметить, что в современном мире даже малая торговая организация крайне быстро переходит от торговли 50 позициями к 500, а позже и к 5000 и так далее. Следовательно, ручной учет может быть актуален только на первоначальных этапах. Поэтому все больше предпринимателей отдают предпочтение автоматизированному варианту ведения товарного учета. Кроме того, использование автоматизированных программ редко будет стоить более 1000 рублей в месяц, при этом они позволяют существенно экономить время и показывают большую эффективность. 

Среди преимуществ автоматизированных программ учета стоит отметить следующие.

• Помогают вести учет фактических остатков на складе. Программа предоставит информацию о наиболее востребованных позициях, а также укажет на позиции, которые не пользуются спросом.
• Грамотное отслеживание остатков способствует выполнению оптимальных закупок.
• Программа позволяет контролировать абсолютно все движения товара (приход, продажи, списания, порча и так далее).
• Упрощает процесс инвентаризации.
• Оптимизирует контроль над персоналом. Каждый сотрудник работает в системе под его личными данными, что позволяет контролировать каждую манипуляцию любого сотрудника с товаром.
• Программа позволит постоянно получать аналитические данные о работе магазина без длительных вычислений.

Все это говорит то том, что использование автоматизированных систем сегодня является оптимальным вариантом ведения товарного учета торговой точки. Подобный вывод можно сделать не только на основе того, что использование сервиса стоит недорого относительно затраченного времени на ручной учет. Использование профессиональных сервисов также позволяет оперативно получать любую информацию по текущим процессам, а также сделать работу торговой точки более эффективной.