Ошибки, которые допускают продавцы при формировании кассовых чеков

Практически все продавцы должны применять онлайн-кассы и выдавать клиентам кассовые чеки при продажах. В законодательстве указаны требования, которые предъявляются к оформлению чеков. При их несоблюдении к продавцу применяются штрафные санкции.

Ошибки при формировании кассовых чеков

При формировании кассовых чеков зачастую совершают такие ошибки:

1. В признаке формы расчета

Продавец обязан выдавать клиентам кассовые чеки независимо от того, как производится оплата — наличными или безналичными денежными средствами. При этом форма расчетов указывается в самом чеке.

Когда в чеке указан признак безналичного расчета, хотя по факту клиент рассчитался наличкой, это считается нарушением. Как и наоборот — клиент расплатился картой, а в кассовом чеке указан наличный расчет.

Вследствие такой ошибки появляется расхождение отчета в конце смены — сумма по кассовым чекам с признаком наличной оплаты не будет сходиться с количеством наличных денег в кассе. Для обнаружения ошибочного кассового чека продавец анализирует все документы, оформленные за смену. Затем он должен исправить ошибку — пробить чек коррекции или чек возврата (зависит от применяемого формата фискальных данных).

2. В отсутствии кассового чека на предоплату

Такая ошибка часто появляется в онлайн-продажах при оплате товаров клиентами в два этапа — предоплата при оформлении заказа в один день и окончательный расчет при получении покупки в другой день. Ошибка заключается в том, что продавец оформляет один кассовый чек вместо двух — формирует только чек на полный расчет, игнорируя формирование чека на предоплату. Оформить один кассовый чек вместо двух можно только, когда клиент совершает предоплату и окончательный расчет в один день или же когда продавец применяет УСН и в оферте указано, что он не формирует кассовый чек на предоплату.

3. В сумме операции

Подобные ошибки совершают, если продавец проводит продажу на одной онлайн-кассе, а прием безналичной оплаты — на отдельном банковском терминале через ручное указание суммы. Корректировка суммы в кассовом чеке проводится через чек коррекции или чек возврата в зависимости от ФФД 1.05, 1.1 или 1.2.

4. В адресе и месте расчетов

В некоторых ситуациях продавцы стараются сэкономить, а потому используют одну онлайн-кассу на две торговые точки, например, когда они находятся по соседству. При этом продавцы не обращают внимание на то, что каждая торговая точка имеет свой адрес.

При этом продавцы забывают, что для стационарных онлайн-касс адрес установки — обязательный реквизит кассового чека, который должен совпадать с адресом места расчетов (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).

Соответственно, когда две торговые точки одного продавца находятся рядом, но у них разные адреса, каждая из точек должна иметь свою онлайн-кассу. Применять одну ККТ на две торговые точки нельзя, поскольку в одной из них фактический адрес не совпадает с тем, который будет указан в кассовом чеке.

5. В фамилии кассира

Кассир является материально ответственным лицом, отвечающим за корректность расчетов и соответствие денежных средств в кассе отчетам по онлайн-кассе. В этой связи важно, чтобы в кассовом чеке указывался именно тот кассир, который сформировал приходно-расходную операцию. Фамилия продавца фиксируется в настройках онлайн-кассы и печатается на каждом кассовом чеке — тег 1021.

Иногда в небольших магазинах кассиры не меняют материально ответственного лица в настройках онлайн-кассы при сдаче и приеме смены или всегда указывают директора.

Такая же ошибка наблюдается и у онлайн-магазинов, когда в кассовом чеке проставляется фамилия менеджера или руководителя. В кассовых чеках на онлайн-покупки не должна указываться фамилия продавца, поскольку документ оформляется сервисом автоматически, а не конкретным сотрудником. Соответственно, вместо фамилии кассира в настройках онлайн-кассы надо указывать только тег 1036 номер автомата (Письмо ФНС от 16.11.2021 г. № АБ-4-20/15969).

6. В отсутствии в чеке коррекции ФФД исходного кассового чека

На ФФД 1.1 и 1.2 корректировка неверной операции оформляется чеком коррекции, в котором должна быть отсылка к ошибочному чеку. И только после этого нужно пробивать корректную информацию во втором чеке. Но многие продавцы сразу указывают в чеке коррекции правильную информацию, не формируя кассовый чек с отменой операции или возвратом. Эти нарушения без законного основания увеличивают общую сумму поступлений.

Ответственность за ошибки в кассовых чеках

Когда продавцы допускают ошибки при формировании кассовых чеков, они квалифицируются как нарушения при работе с ККТ, за что следует наказание по ч. 4 ст. 14.5 КоАП:

• 1,5-3 тыс. руб. для ИП или кассира;
• 5-10 тыс. руб. для компании.