Переход на электронные чеки: передача покупателю, формат, штрафы за нарушения

Рассмотрим, как правильно оформить электронный чек, куда его необходимо отправить, в какие сроки следует это сделать, как перейти на отправление электронных чеков и привлечь большее количество клиентов при помощи рекламы, размещенной на них.

Электронный кассовый чек: понятие

Электронный чек — это современный аналог бумажного кассового чека, только в цифровом формате, при этом юридически сила обоих вариантов одинакова. По цифровому чеку также можно оформить возврат купленного ранее товара или получить налоговый вычет. Отправлять его может любое предприятие или торговая точка, оказывающая услуги.

На основании 54-ФЗ, а именно п.1 ст. 1.2, продавцы обязаны фиксировать продажи на онлайн-кассах. Свидетельством факта покупки выступает фискальный чек в электронном или бумажном формате.

Чтобы предоставить покупателю электронный чек, необходимо располагать его контактными данными. Сам чек можно отправить на электронную почту, через мессенджеры или СМС-сообщением. Процедуру может выполнять кассир, оператор фискальных данных или ответственный платежный агент. Стоимость СМС-отправки вариативна и зависит от тарифов ОФД, а также от лимита сообщений в пакете. Отправка по почте бесплатная.

Отличия между электронным и бумажным чеками

• согласие: бумажный вариант чека выдается в обязательном порядке, электронный — при согласии клиента;

• контактные данные: прежде чем сформировать онлайн-чек, продавцу необходимо получить от покупателя его контактные данные (адрес email или номер телефона); при выдаче бумажного чека такая информация не нужна;

• долговечность: срок жизни бумажного чека ограничен качеством ленты, для нее характерно быстрое выцветание текста, со временем он станет нечитабельным и чек перестает служить доказательством совершения покупки. Цифровую версию можно в любое время открыть и посмотреть в приложении ФСН, в разделе «Мои чеки онлайн», а также в памяти телефона или письмах электронной почты;

• срок передачи: бумажную версию необходимо вручать покупателю сразу после получения оплаты, и для отправления цифрового допустимы некоторые отсрочки согласно 192-ФЗ. Это закон предусматривает отправку в течение следующего рабочего дня, а при онлайн-покупке чек следует отправить не позднее факта вручения заказа курьером или в момент получения на пункте выдачи.

Отличаются в электронном чеке и реквизиты.

Чек в СМС

По закону реквизиты чека закреплены, без них он теряет свою юридическую силу. Разберем правила оформления чека, отправленного по электронной почте или СМС-сообщением.

Поскольку СМС предполагает небольшое количество знаков, то для передачи чеков задействован минимум основных данных. К обязательным относятся:

• наименование кассового документа;

• точная дата и время покупки;

• общая сумма;

• номер ККТ (тот, что регистрирует ФНС);

• ссылка на сайт ОФД, где можно ознакомиться с полной версией;

• фискальный признак расчетов.

В своем гаджете покупатель будет видеть что-то похожее:

Чек на email

Чек, отправленный на почту, содержит больше информации, чем СМС и сообщение в мессенджерах. Помимо обязательных реквизитов, что прописаны в бумажном чеке, в него входит дополнительная информация. Среди обязательных реквизитов выделяют:

• наименование кассового документа;

• порядковый номер, который присвоен внутри открытой смены;

• дата, время и адрес магазина;

• название организации или ИП;

• применяемый признак расчета;

• номенклатура товара или услуги;

• стоимость за единицу товара;

• ставка НДС

• если есть скидка, то ее размер;

• общая сумма покупки;

• способ расчета;

• регистрационный номер ККТ;

• заводской номер ФН;

• сайт, где можно проверить цифровой чек;

• фискальный признак документа и его порядковый номер;

• контактные данные покупателя и магазина (номер телефона или почта);

• версия формата фискальных сведений;

• код формы фискальной документации;

• система налогообложения (для бумажной версии — опционально).

При необходимости дополнительно можно указать QR-код, ИНН организации, а также должность и фамилию продавца.

QR-код сейчас является вспомогательным графическим ключом, в результате его сканирования пользователь сможет увидеть ключевые данные о совершенной покупке:

• дату и время покупки;

• номер фискального документа;

• общую сумму покупки;

• признак расчета;

• фискальный признак;

• непосредственный номер ФН.

Цифровой чек, отправленный по электронной почте, может иметь любые размеры, но главное, чтобы в нем были отражены все необходимые реквизиты.

Если покупатель перейдет по ссылке, указанной внизу чека, то он сможет открыть полную электронную версию, доступную для скачивания и распечатывания.

Обратите внимание, что если покупатель — это другая организация или ИП, то состав реквизитов изменится. Вместе с вышеперечисленными данными, необходимо также указать:

• наименование покупателя и его ИНН;

• сумму заложенного акциза, если товар относится к подакцизной категории;

• зарегистрированный номер таможенной декларации и страна-производитель, если продукция импортная.

Значительная часть покупок в онлайн-магазинах проводится через платежного агента, отсюда в чеке появится такая информация, как:

• размер комиссии посредника;

• рабочий номер телефона агента, который принимает платеж.

В бумажной версии чека продавец может не указывать некоторые реквизиты маркированных товаров, а вот в электронном формате в обязательном порядке потребуется отразить:

• серийный номер;

• код продукции;

• код GTIN;

• символ маркировки (М).

Кроме этого продавец может разместить на цифровом чеке полезную информацию или рекламу.

В каких ситуациях чек электронного формата может заменить бумажную версию

Любая продажа законодательно должна быть проведена через онлайн-кассу, также каждому покупателю необходимо выдать чек. Но если соблюдать 54-ФЗ (речь идет про п.2 ст. 1.2), то бумажный чек вполне можно заменить на электронную версию.

Можно отказаться от распечатывания чека и отправить его онлайн в следующих случаях:

• по просьбе клиента;

• покупатель предоставил контактные данные для отправления чека;

• продавец не только располагает контактными данными клиентов, но и имеет техническую возможность осуществить отправление.

Законодательно нигде не отражены требования о проверке подлинности предоставленных покупателем контактных данных, поэтому никакой продавец не несет ответственности, если клиент не получил чек, отправленный на неправильный адрес или телефон.

Довольно часто покупатели отказываются от получения электронного чека, поскольку сомневаются в их юридической силе, хотя в соответствии 54-ФЗ п.4 ст. 1.2, бумажные и электронные чеки равнозначны, если в них совпадает следующая информация:

• регистрационный номер ККТ;

• фискальный признак документа;

• рабочая ссылка, по которой доступно скачивание чека;

• сумма, дата и время приобретения товара.

Внедрение QR-кода дает возможность проверить достоверность чека, также это можно сделать в приложении «Проверка кассового чека в ФСН России» по реквизитам или непосредственно на сайте ОФД. При мошенничестве система автоматически направит жалобу.

Цифровой чек — ключевой документ для онлайн-магазинов

Все интернет-магазины отправляют чек по тем контактным данным, которые пользователь указал при регистрации или в процессе оформления заказа.

При наличном расчете с курьером или на пункте выдачи, продавец или платежный агент должен напечатать бумажный чек. В дополнение к нему покупатель может запросить электронную версию. А вот распевать бумажный чек заранее нельзя, поскольку это прямым образом нарушит 2, 4 и 5 статьи 54-ФЗ, согласно закону, время оплаты и время печати чека не должно быть более 5-и минутного интервала.

Сроки и форматы

Кроме 54-ФЗ, время отправления чека регулирует и 192-ФЗ, поэтому важно точно соблюдать установленные сроки:

• в момент оплаты при получении заказа от курьера или самостоятельного получения на пункте выдачи;

• в день оплаты, либо на следующие сутки.

Форматы файла с чеками тоже определены законодательно. Чтобы покупатель не столкнулся с ситуациями, когда чек не открывается или не читается, необходимо отправлять: текстовые форматы с кодом HTML, графические изображения JPg, PNG, PDF.

Штрафные санкции за нарушения при отправлении электронных чеков

Если продавец в силу разных причин не смог вовремя отправить электронный чек или вовсе отказался от его отправки, то в соответствии с п. 6 ст. 15.5 КоАП, придется заплатить штраф:

• должностному лицу — 2000 руб.;

• ИП — 2000 руб.;

• организации — 10000 руб.

Продавец несет ответственность по той же статье даже за пропуск в чеке контактных данных покупателя:

• должностное лицо будет вынуждено заплатить от 1500 до 3000 руб.;

• для организации штраф составит от 5000 до 10000 руб.

Переход от бумажной версии к электронным чекам

При активном потоке клиентов в магазинах могут возникать очереди из-за необходимости сбора контактных данных для отправки чека. Предотвратить такое явление поможет сформированная база данных с контактами пользователей, которую можно регулярно пополнять. Это значительно упростит и сократит время на отправление чека. Такое решение подходит для точек торговли любого формата.

Например, сеть магазинов Магнит отправляет цифровые чеки покупателям, которые предварительно указали свои контакты в одноименном приложении и подтвердили свое согласие на получение чеков электронного формата.

Магазин при этом экономит на кассовой ленте, а маркетинговый отдел получит базу данных для проведения различных рекламных акций.

Реклама в электронном чеке

В личном кабинете ОФД реализована функция организации промо-акций:

• в цифровой чек, отправленный в мессенджер или через СМС, вносят сведения о бренде, акциях, адрес сайта и пр.;

• в чеке, который отправлен на электронную почту, помимо рекламы можно разместить логотип продавца.

В итоге электронный чек будет выступать еще и в роли маркетингового инструмента.