Управление сроками годности: Обеспечение качества продукции и соответствия требованиям

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в розничной торговле является обязательным условием для предотвращения попадания на полки магазинов товаров с истекшим сроком годности. Покупатели, столкнувшиеся с подобными нарушениями, имеют право сообщить о них в контролирующие органы. Внеплановые визиты представителей контролирующих органов, таких как Роспотребнадзор, могут привести не только к финансовым штрафам, но и к более серьезным последствиям, особенно если просроченная продукция нанесла вред здоровью покупателя. Следовательно, необходимо создать внутренние протоколы учета и упростить эту задачу для сотрудников. Как организовать плановые проверки товаров на складе и в магазине? Какие существуют методы и средства контроля сроков годности продукции и какие из них оказываются наиболее эффективными? Давайте разберемся в этих вопросах.

Кто должен следить за сроками годности

Каждый розничный продавец, реализующий продукцию с ограниченным сроком годности, должен проявлять бдительность в этом вопросе. К ним относятся:

• Продуктовые магазины, где почти все товары имеют определенные сроки годности.
• Такие заведения, как кафе, кофейни и бары, где проблема не ограничивается только сроками годности сырья, но и готовых блюд и напитков. Кроме того, некоторые продукты, такие как разливное пиво или соки в коробках, имеют срок годности после вскрытия упаковки.
• Магазины автозапчастей, поскольку некоторые товары, такие как герметики, автомобильные масла, аккумуляторы и автохимия, имеют срок годности.
• Магазины строительных материалов, где краски, шпаклевки и строительные смеси со временем разлагаются.
• Магазины косметики, где срок годности имеют такие продукты, как кремы, маски для лица, помада и тушь для ресниц.
• Магазины бытовой техники.
• Аптеки и аптечные пункты.
• Другие предприятия розничной торговли.

Почему образуется просрочка

Наличие запасов с истекшим сроком годности обусловлено несколькими существенными факторами:

• Ошибки, допускаемые персоналом, например, несвоевременная ротация, прием поставок с истекающим сроком годности, нарушение правил складирования и выкладки.
• Неправильное планирование закупок, в том числе выдача заказов на поставку в количестве, не соответствующем реальным объемам продаж.
• Неточности в ведении учета, в том числе неполный учет товарных запасов, неорганизованное их движение, несоблюдение стандартов продаж.
• Все вышеперечисленные проблемы являются следствием управленческих недоработок и в долгосрочной перспективе могут привести к значительным убыткам предприятия.

Как контролировать сроки годности

Выбор правильной методики контроля сроков годности зависит от таких факторов, как объем продаж, финансовые ресурсы и готовность к переходу на новую систему. Ниже приведены три основных подхода:

Ручной учет

Самый простой метод предполагает ведение специального журнала, который ведется кладовщиками, мерчендайзерами или администраторами. Каждая поступившая партия товара записывается в отдельную строку с указанием даты, что облегчает отслеживание даты.

Подходит для небольших торговых предприятий с ограниченным количеством товарных запасов и высоким товарооборотом. Подобный способ не требует дополнительных финансовых вложений, но может быть утомительной и менее эффективной. Составление точного обзора текущих остатков товарно-материальных ценностей может быть затруднено.

Учет в таблицах Excel

Excel позволяет выполнять основные расчеты и операции управления данными:

• Некоторый уровень автоматизации, например, автоматическая корректировка остатков после продажи.
• Наглядность данных при беглом взгляде на электронную таблицу.
• Данные можно легко передавать по электронной почте или на карте памяти.
• Позволяет вносить исправления без ручных вычеркиваний и путаницы.

Риски работы с помощью Excel

• По-прежнему требует значительного объема ручной работы.
• Риск потери данных из-за человеческой ошибки, отказа жесткого диска или сбоя системы.
• Требуются специализированные шаблоны для отслеживания продуктов и сроков годности.
• Ограниченные возможности автоматизации.
• Одна ошибка при вводе данных может привести к многочисленным системным ошибкам.
• Отсутствие интеграции с кассовым оборудованием.

Как вести учет сроков годности в Excel:

1. Скачайте и установите подходящий шаблон с колонкой "Срок годности".
2. Записывать срок годности при приемке товара.
3. Проинструктировать кладовщиков о необходимости ежедневного контроля сроков годности.
4. При отпуске продукции отдавать предпочтение товарам с более близким сроком годности.
5. При проведении инвентаризаций своевременно выявлять и списывать товары с истекшим сроком годности.

Автоматизированный учет

Несмотря на то, что этот подход требует затрат, он обеспечивает оптимальные условия для эффективного управления сроками годности.

Алгоритмы обрабатывают поступающие данные, обновляя базу данных по мере поступления и добавления товаров на склад. Сотрудники получают предварительные уведомления, что позволяет оптимизировать управление запасами.

Современные приложения обеспечивают контроль эффективности, подробные аналитические отчеты, отслеживание ценообразования, предотвращение затоваривания.

К преимуществам можно отнести интеграцию с кассовыми системами, доступность в режиме онлайн, автоматизированный документооборот, импорт данных из различных источников. Недостатки - коммерческое лицензирование и затраты на обучение персонала.

Контроль сроков годности с помощью специализированной системы

1. Выберите подходящую программу управления запасами.
2. Выберите подходящую стоимость, функционал и получите доступ в рабочую область программы.
3. Импортируйте информацию о товарах из Excel или 1С, либо создать базу данных вручную.
4. Определите группы товаров, для которых сроки годности имеют решающее значение.
5. Внутри каждой группы перечислите серии товаров по датам поставки, наименованиям поставщиков и другим признакам.
6. При поступлении товара вводите сроки годности, обеспечивая их соответствие сопроводительным документам.
7. По мере приближения сроков годности система будет оповещать сотрудников.

Аналитика позволяет оптимизировать закупки, отслеживать работу сотрудников и оценивать такие финансовые показатели, как выручка, прибыль, маржа и средние показатели.

Как вести продажи и контролировать сроки годности

Наличие хорошо организованной информации о сроках поставки и сроках годности является существенным преимуществом для любой торговой организации. Однако реальная эффективность такой информации зависит от выбора грамотной стратегии продаж товаров с ограниченным сроком годности. Рассмотрим основные стратегии, применяемые на практике:

Торговля без контроля

• Этот подход предполагает неограниченное перемещение товара между складом и розничными точками.
• Менеджеры обычно советуют размещать старые товары в первых рядах, а новые партии придерживать до тех пор, пока не будут проданы предыдущие запасы.
• Этот метод может хорошо работать, когда оборачиваемость товара значительно превышает средний срок годности.
• Он больше подходит для небольших магазинов с ограниченным ассортиментом, так как при расширении ассортимента возрастает риск штрафов и жалоб покупателей.

Продажи по складской маркировке

• Все товары маркируются специальными этикетками с указанием допустимого срока реализации.
• Товары с более близким сроком годности продаются в первую очередь, за этим следят в основном кладовщики.
• Такая практика снижает объем просроченных товаров, но увеличивает нагрузку на персонал и требования к хранению.
• Даже в хорошо организованной системе возможны человеческие ошибки.

FIFO (First In - First Out)

• Товары уходят со склада в том порядке, в котором они поступили от поставщика.
• Эта система широко используется многими торговыми компаниями и дает четкую основу для анализа цикла закупок.
• К недостаткам можно отнести недостаточную автоматизацию, сложность складских систем и необходимость тщательного контроля поступления.

FEFO (First End - First Out)

• В первую очередь в магазины отправляются товары с ближайшим сроком годности.
• Считается практичным и передовым методом, особенно при использовании автоматизированных систем учета.
• Сложность хранения по группам и ячейкам компенсируется приложениями, упрощающими поиск нужных запасов.

Чем грозит выявление просроченных продуктов

При наличии фото, или видео, подтверждающих удаление с прилавков продуктов с истекшим сроком годности, любой человек имеет право обратиться с жалобой в службу Роспотребнадзора. Жалобу можно подать и без доказательств, но реакция на нее, как правило, менее оперативна. Если контролирующие органы подтверждают факт нарушения, то составляется административный протокол по ст. 14.4 КоАП РФ, влекущий за собой различные штрафы:

• Физические лица, в том числе самозанятые, могут быть оштрафованы на сумму до 2 000 рублей, а при повторном нарушении - до 5 000 рублей.
• На должностных лиц может быть наложен штраф до 10 000 рублей, а при повторном нарушении - отстранение от должности на срок до одного года.
• Индивидуальные предприниматели могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 30 000 рублей с возможной конфискацией товаров.
• Организации могут быть оштрафованы на сумму от 20 000 до 50 000 руб. с возможной конфискацией просроченной продукции.

Предпринимателям, реализующим просроченную продукцию, причиняющую вред здоровью покупателя, грозят еще более серьезные последствия, вплоть до уголовной ответственности по статье 238 Уголовного кодекса РФ. Возможные меры наказания включают:

• Денежный штраф в размере до 300 000 руб. или в размере, эквивалентном совокупному доходу виновного работника за два года.
• Обязательные исправительные работы на срок до 360 часов.
• Лишение свободы на срок до двух лет.

Строгость наказания определяется судебным органом, рассматривающим дело, с учетом отягчающих обстоятельств, таких как умышленность преступления, сговор между субъектами, ориентация продукции на детей до шести лет, причинение тяжкого вреда здоровью, гибель двух или более лиц в результате использования просроченных товаров.