Замена ФН по истечении срока - порядок действий

Еще в 2018 году был запущен первый период замены ФН в кассовых аппаратах, которые были установлены в 2017 году. Причем эта процедура является неоднозначной, поскольку вызывает немало вопросов среди владельцев данных устройств, то есть, предпринимателей. В этой статье подробно рассмотрена процедура выполнения замены фискальных накопителей.

Основные особенности замены ФН

Как известно, все фискальные накопители имеют небольшой срок действия ключа фискального признака. Сейчас на рынке представлено несколько групп ФН, отличающихся между собой по сроку действия. Например, есть следующие фискальные накопители, срок действия которых составляет:

• ‎пятнадцать месяцев;
• ‎тридцать шесть месяцев.

Нужно обратить внимание, что с момента фискализации ФН запускается отсчет срока действия ключа фискального признака. Причем нужно понимать, что дата регистрации кассовой техники и момент фискализации могут отличаться между собой. Например, ККТ может быть зарегистрирована значительно позднее, чем была пройдена фискализация.

По истечении срока действия владелец ККТ должен выполнить замену ФН. Для этого ему нужно иметь:

1. Новый ФН (предварительно рекомендуется проверить срок действия нового ФН, чтобы он находился в рамках, установленных действующим законодательством).
2. Ключ электронной цифровой подписи, который требуется для подписания соответствующего заявления о выполнении перерегистрации модели устройства в личном кабинете на официальном ресурсе Федеральной налоговой службы.

Перенаправление всей соответствующей документации оператору фискальных данных

Перед тем, как провести процедуру замены ФН, нужно передать все имеющиеся фискальные документы в ОФД. Для этого необходимо обеспечить свою кассовую технику доступом в сеть интернет и дождаться окончания передачи (контрольно-кассовая техника передает фискальные документы по собственным алгоритмам, на которые пользователь никак не может оказать влияние). Причем стать инициатором передачи владелец ККТ не имеет возможности. При появлении трудностей во время передачи документации в ОФД нужно обратиться в техническую поддержку.

Если вас не устраивает текущий ОФД - вы можете произвести его замену во время выполнения перерегистрации кассовой техники. Причем есть возможность активации "триального" периода работы оператора фискальных данных и оплаты Договора с ОФД уже после того, как перерегистрация будет завершена.

Закрытие архива ФН

После того, как все фискальные документы были переданы, можно приступить к закрытию архива. Для поиска этого пункта меню следует воспользоваться подразделом с отчетами или настройками памяти устройства. Что касается деталей процедуры закрытия архива, то они варьируются в зависимости от используемой модели кассового аппарата или программного обеспечения. С ними следует ознакомиться в документах на конкретную модель приспособления.

Когда срок действия ключа фискального признака подошел к концу и выполнить закрытие архива не получается - можно перевести часы кассового аппарата на время без пяти минут до полуночи последней смены (при этом посмотреть в ОФД или последнем документе) и после этого попытаться закрыть архив еще раз.

Нужно обратить внимание, что рекомендуется проводить замену памяти устройства планово. Это следует сделать до того, пока кассовый аппарат еще работает. При этом не нужно ждать момента, пока ФН заблокируется. Если же фискальный накопитель уже заблокирован, то нужно перевести время на завершение рабочего дня последней смены. Причем в некоторых видах контрольно-кассовой техники перевести часы можно только через сбой хода часов. Для этого требуется выполнить разборку корпуса и достать изнутри батарейку часов.

Замена старого ФН

Во всех видах приборов размещение ФН отличается. Поэтому нужно посмотреть информацию по соответствующей марке кассы. Обычно часть прибора, предназначенная для ФН, крепится крышкой как на защелках, так и винтах. Они доступны в самом низу приспособления или фискального регистратора. Иногда встречаются и вариации: в кассах от производителя "Эвотор" отсек хранения располагается в емкости для чековой ленты. А вот в кассах следующих моделей - Меркурий 185Ф, Элвес, для замены фискального накопителя нужно вскрыть устройство с нарушением гарантийных пломб (если они есть).

Важно помнить, что фискальный накопитель следует менять не "на какой угодно", а с учетом требований, перечисленных в ФЗ под номером 54.

На кассовом аппарате нужно производить его регистрацию уже с новым фискальным накопителем

Предварительно нужно войти в меню прибора или систему управления фискальным регистратором и найти раздел под названием "перерегистрация". Далее нужно выполнить перерегистрацию приспособления по причине замены фискального накопителя. В некоторых случаях требуется повторно внести всю информацию о компании. Однако иногда программа автоматически подхватывает все сведения, внесенные ранее, и предлагает пользователю активировать поставленный фискальный накопитель.

В связи с заменой ФН в личном кабинете плательщика налогов нужно провести перерегистрацию устройства

Рекомендуется зайти на официальный портал Федеральной налоговой службы и авторизоваться в своем личном кабинете. Далее нужно указать настоящую причину проведения перерегистрации (в данном случае это "в связи с заменой фискального накопителя").

Для выполнения обязательной перерегистрации с задействованием личного кабинета Федеральной налоговой службы нужна действующая электронная подпись. Поскольку процедура должна быть проведена не позднее одного рабочего дня после замены фискального накопителя - нужно заранее сделать действующую электронную подпись, обратившись в специализированные организации, которые занимаются ее изготовлением.